Du kan mindske risikoen for dårlige betalere ved at aftale vilkårene tydeligt, dokumentere din levering og følge op, så snart en betaling mangler. Det gælder både ved salg til virksomheder og private. En forsinket betaling kan skyldes en fejl, en uenighed eller betalingsproblemer. En fast arbejdsgang hjælper dig med at finde årsagen og reagere i tide.
Aftal pris og betaling, før du leverer
Bekræft skriftligt, hvad kunden bestiller, hvad det koster, og hvornår betalingen forfalder. Beskriv også leveringstid, eventuelle delbetalinger og hvordan ekstraarbejde aftales. Sørg for, at kunden får dine vilkår og accepterer aftalen, før arbejdet sættes i gang. En betalingsbetingelse, som først dukker op på fakturaen, kan give anledning til tvivl.
Ved større opgaver kan aftalte betalinger undervejs begrænse, hvor meget du har til gode på én gang.
Få de rigtige oplysninger om kunden
Ved erhvervskunder bør du kontrollere virksomhedens navn, CVR-nummer og adresse og afklare, hvem der bestiller på virksomhedens vegne. Få oplyst den korrekte fakturamodtager og en eventuel indkøbsreference.
Ved private kunder skal det fremgå, hvem aftalen er indgået med. Kontrollér navn, adresse og kontaktoplysninger, og brug vilkår, der passer til forbrugeraftaler. Virksomhedsvilkår om eksempelvis renter og gebyrer kan ikke uden videre bruges over for private.
Gem dokumentation for aftalen og leveringen
Saml tilbud, ordrebekræftelse, kundens accept og korrespondance ét sted. Gem også relevante arbejdssedler, leveringskvitteringer og godkendelser af ekstraarbejde. Dokumentationen skal gøre det muligt at se, hvad kunden har bestilt, og hvad du faktisk har leveret.
Bekræft mundtlige ændringer på skrift. Det er lettere at afklare en uenighed, mens forløbet er friskt, end flere måneder senere.
Gør fakturaen nem at forstå og betale
Send fakturaen til den aftalte modtager, og beskriv ydelsen konkret. Vis fakturanummer, beløb, forfaldsdato og betalingsoplysninger tydeligt. Henvis gerne til tilbuddet eller ordren, så kunden kan genkende købet.
Kontrollér fejlmeddelelser og afviste fakturaer. En faktura, der ligger hos den forkerte medarbejder eller mangler en aftalt reference, kan forsinke betalingen unødigt.
Følg op, når betalingsfristen er overskredet
Gennemgå dine forfaldne fakturaer regelmæssigt. Kontrollér først, om betalingen er registreret forkert, eller om kunden har fået en kreditnota. Kontakt derefter kunden sagligt og bed om at få afklaret, hvorfor beløbet ikke er betalt.
Notér svaret og aftal en konkret dato for næste opfølgning. Undgå, at gentagne løfter om betaling erstatter en beslutning om, hvordan sagen skal håndteres.
Send et korrekt inkassovarsel
Du behøver ikke sende tre rykkere, før et krav kan gå videre til inkasso. Et inkassovarsel skal tydeligt beskrive kravet og give kunden mindst 10 dage fra afsendelsen til at betale uden yderligere inddrivelsesomkostninger. Afvent fristens udløb, før du går videre med omkostningspåførende inkassoskridt.
En almindelig betalingspåmindelse opfylder ikke nødvendigvis kravene. Brug vores eksempel på en rykker med inkassovarsel, og tilpas oplysningerne til sagen. Rykkergebyrer forudsætter, at rykkeren sendes med rimelig grund; for forbrugere er grænsen 100 kr. pr. gebyrbelagt rykker og højst tre for samme ydelse, med mindst 10 dage mellem skrivelserne.
Tag kundens indsigelser alvorligt
Mener kunden, at prisen er forkert, arbejdet mangelfuldt eller regningen allerede betalt, skal du undersøge det. Besvar indsigelsen og fremlæg relevant dokumentation. Fortsæt ikke bare med automatiske rykkere og nye gebyrer, som om kravet var ubestridt.
Kan uenigheden ikke løses, kan en retlig afklaring være nødvendig. Læs mere om indsigelser mod et betalingskrav.
Følg afdragsaftaler og forældelsesfrister
En afdragsordning bør være skriftlig og angive restgæld, afdragenes størrelse, betalingsdatoer og konsekvenserne af manglende betaling. Følg løbende op på, om aftalen bliver overholdt.
Almindelige fakturakrav forældes som udgangspunkt efter tre år, regnet fra det tidspunkt, hvor du kunne kræve betaling. En rykker eller et inkassovarsel afbryder ikke i sig selv forældelsen. Det kan derimod blandt andet skyldnerens erkendelse eller rettidige retslige skridt. Få fristen vurderet i god tid, hvis et krav er ved at blive gammelt.
Har du en ubetalt faktura, kan Dansk Inkasso hjælpe med at gennemgå kravet og søge betaling gennem udenretlig inkasso. Se også, hvad du bør overveje, når du vælger et inkassofirma.