Ubetalte fakturaer koster tid og belaster din virksomheds likviditet. Du kan ikke sikre dig mod alle tab, men du kan mindske risikoen med klare aftaler, kontrol af nye kunder og en fast rutine for opfølgning. Her får du otte råd til at forebygge dårlige betalere og reagere, når betalingen udebliver.
1. Kend kunden, før du indgår aftalen
Afklar, hvem du handler med. Ved erhvervskunder bør du kontrollere virksomhedens navn, CVR-nummer, adresse og status i CVR. Sørg også for at vide, hvem der bestiller på virksomhedens vegne, og hvor fakturaen skal sendes hen.
Ved private kunder skal du have korrekt navn, adresse og kontaktoplysninger. Det skal fremgå af tilbud og ordrebekræftelse, hvem der er din aftalepart. Et navn på en kontaktperson er ikke altid det samme som navnet på den, der skal betale.
2. Vurdér risikoen, før du giver kredit
Jo mere du leverer før betaling, desto mere risikerer du at miste. Ved nye erhvervskunder og større ordrer kan du supplere dine egne oplysninger med offentliggjorte regnskaber og en kreditvurdering fra et kreditoplysningsbureau. En god vurdering er ikke en garanti for betaling.
Fastlæg, hvor meget en kunde må skylde ad gangen, og vurder nye ordrer i forhold til det samlede tilgodehavende. Overvej kortere betalingsfrister eller aftalte delbetalinger, hvor det passer til opgaven og reglerne for aftalen. Ændringer i eksisterende aftaler og standsning af levering skal vurderes ud fra de aftalte vilkår og de gældende regler.
3. Få aftalen og leveringen på skrift
Bekræft pris, ydelse, levering og betalingsfrist, før du går i gang. Beskriv, hvordan ekstraarbejde aftales, og få kundens accept af ændringer undervejs. Vilkår om eksempelvis renter og gebyrer skal passe til, om kunden er en virksomhed eller en forbruger.
Gem tilbud, ordrebekræftelse, kundens accept, korrespondance og dokumentation for leveringen. Arbejdssedler, kvitteringer og godkendelser kan få betydning, hvis kunden senere bestrider regningen. En faktura alene dokumenterer ikke nødvendigvis, hvad kunden har bestilt.
4. Gør fakturaen nem at betale
Send fakturaen, når du efter aftalen er berettiget til at fakturere. Brug den aftalte faktureringskanal og modtager, og medtag en eventuel indkøbsreference. Beskriv det leverede konkret, og gør beløb, forfaldsdato og betalingsoplysninger lette at finde.
Følg op på afviste e-mails og fakturaer. En manglende reference eller en forkert modtager kan forsinke betalingen, selv om kunden gerne vil betale.
5. Reagér, når betalingsfristen er overskredet
Gennemgå forfaldne fakturaer regelmæssigt. Kontrollér først indbetalinger, kreditnotaer og eventuelle fejl i fakturaen. Kontakt derefter kunden og få afklaret, om den manglende betaling skyldes en fejl, en uenighed eller betalingsproblemer.
Notér kundens svar og aftal en konkret dato for betaling eller næste opfølgning. Hvis I aftaler en afdragsordning, bør restgæld, beløb og betalingsdatoer fremgå skriftligt. Følg op, hvis en betaling udebliver, og vurder risikoen, før du accepterer nye ordrer på kredit.
6. Brug et korrekt inkassovarsel
Du behøver ikke sende tre rykkere, før et krav kan gå videre til inkasso. Et inkassovarsel skal indeholde de oplysninger, kunden har brug for til at vurdere kravet, og give en betalingsfrist på mindst 10 dage fra afsendelsen. Det skal fremgå, at manglende betaling kan føre til yderligere inddrivelsesomkostninger.
Afvent fristens udløb, før du går videre med omkostningspåførende inkassoskridt. Gem en kopi af varslet og dokumentation for afsendelsen. Du kan tage udgangspunkt i vores eksempel på en rykker med inkassovarsel.
7. Afklar uenighed om regningen
En kunde, der klager over en regning, er ikke nødvendigvis en dårlig betaler. Mener kunden eksempelvis, at arbejdet er mangelfuldt, prisen forkert eller beløbet allerede betalt, skal du undersøge indsigelsen og svare på den.
Fremlæg den relevante dokumentation, og ret eventuelle fejl. Lad ikke automatiske rykkere erstatte behandlingen af kundens klage. Kan I ikke blive enige, kan en retlig afklaring være nødvendig. Læs mere om indsigelser mod et betalingskrav.
8. Hold øje med forældelsesfristen
Almindelige fakturakrav forældes som udgangspunkt efter tre år, regnet fra det tidspunkt, hvor du kunne kræve betaling. Der gælder andre frister i visse tilfælde. Rykkere og inkassovarsler afbryder ikke i sig selv forældelsen.
Skyldnerens erkendelse eller rettidige retslige skridt kan afbryde fristen. Få derfor vurderet ældre krav i god tid, og vent ikke på endnu et betalingsløfte, hvis fristen nærmer sig.
Har du allerede en ubetalt faktura?
Hos Dansk Inkasso gennemgår vi dit krav og søger betalingen inddrevet. Vi tager kontakten til skyldner og håndterer eventuelle betalingsaftaler, så du kan bruge tiden på din virksomhed.
Læs om udenretlig inkasso, eller opret en konto og indsend din sag.