Dokumentation i en inkassosag er de oplysninger og bilag, der understøtter betalingskravets grundlag, størrelse og forfald. Det kan være aftaler, ordrebekræftelser, leveringsoplysninger, fakturaer og korrespondance.
En faktura viser, hvad afsenderen opkræver. Den beviser ikke nødvendigvis alene, at kunden har bestilt ydelsen, accepteret alle vilkår eller modtaget en mangelfri leverance.
Hvilke bilag er relevante?
- Aftalen: Tilbud, accept, kontrakt og gældende vilkår.
- Leverancen: Ordresedler, leveringskvitteringer, arbejdssedler eller andet relevant materiale.
- Beløbet: Fakturaer, kreditnotaer, betalinger og renteopgørelse.
- Forløbet: Rykkere, inkassovarsel, aftaler og beskeder fra kunden.
- Retsgrundlaget: Eventuel dom, påtegnet betalingspåkrav eller fuldbyrdeligt forlig.
Tilpas materialet til kravet. En faktura for en vareleverance kræver ikke nødvendigvis den samme dokumentation som et lån eller et erstatningskrav.
Bevar sammenhængen
Gem hele relevante beskedforløb med datoer og afsendere. Et løsrevet skærmbillede kan udelade et forbehold eller en efterfølgende ændring. Telefonnotater bør skelne mellem kundens oplysninger, en faktisk aftale og medarbejderens vurdering.
For en betalingsaftale skal det være tydeligt, hvilke krav og vilkår den omfatter.
Hvis kunden gør indsigelse
Undersøg en indsigelse konkret. Find de bilag, som belyser uenigheden, og ret opgørelsen, hvis der er fejl. Flere rykkere erstatter ikke bevis for, at kravet består.
Ved en retssag indgår materialet i rettens bevisvurdering. God dokumentation styrker afklaringen, men garanterer ikke et bestemt udfald.
Opbevaring og overdragelse
Bevar relevant materiale efter de gældende opbevaringsregler og det konkrete behov for at håndtere kravet. Begræns adgangen til personoplysninger, og send ikke uvedkommende følsomme oplysninger med en sag.
Ved overdragelse til et inkassofirma bør restgælden, bilagene og eventuelle forældelsesfrister fremgå klart. Oplys også om direkte betalinger og uafklarede tvister.