En kreditnota er et bilag, der helt eller delvist tilbagefører en tidligere fakturering. Den kan eksempelvis skyldes returnerede varer, en prisrettelse eller en aftale om afslag. Kreditnotaen skal kunne forbindes med den oprindelige faktura og den konkrete korrektion.
Hel eller delvis kreditering
En faktura på 5.000 kr. kan eksempelvis blive reduceret med en kreditnota på 1.000 kr. Hvis der ikke er betalt noget, og der ikke er andre poster, er det resterende fakturakrav 4.000 kr. Ved fuld kreditering tilbageføres hele faktureringen.
Er fakturaen allerede betalt, kan krediteringen i stedet medføre et tilgodehavende til kunden. Det skal afklares, om beløbet tilbagebetales eller lovligt udlignes i andre mellemværender.
Bilaget skal forklare rettelsen
Kreditnotaen bør tydeligt angive den faktura, som rettelsen vedrører, årsagen og de korrigerede beløb. Faktureringsreglernes relevante formkrav gælder også for kreditnotaer, herunder korrekt behandling af eventuel moms. En allerede udstedt faktura bør ikke blot ændres eller slettes, så revisionssporet forsvinder.
Hvis sagen er sendt til inkasso
Kreditor skal straks give inkassoforbindelsen besked om en kreditering. Kravsopgørelsen skal ajourføres, så der ikke opkræves et beløb, der ikke længere består. En korrektion kan også få betydning for renteopgørelsen og vurderingen af tidligere opkrævede omkostninger.
Kreditnota og tab på debitorer er forskellige ting
En afskrivning, fordi kunden ikke kan betale, er ikke automatisk det samme som at kreditere et salg. Regnskabs- og momsbehandlingen skal følge baggrunden for ændringen. Det er derfor vigtigt at skelne mellem en forkert faktura, et aftalt prisafslag og et konstateret tab.
Se Skattestyrelsens vejledning om fakturering og kreditnotaer, debitorbogholderi og inkassoordbogen.