Debitorbogholderi er den del af bogføringen, der registrerer og afstemmer virksomhedens tilgodehavender hos kunderne. Det omfatter blandt andet fakturaer, kreditnotaer, indbetalinger og de beløb, som stadig står åbne.
Formålet er at have et korrekt grundlag for regnskab og opfølgning. En saldo skal kunne forklares ud fra de enkelte posteringer.
De vigtigste opgaver
- Registrere fakturaer på den rigtige kunde.
- Matche betalinger med de relevante fakturaer eller sager.
- Behandle kreditnotaer, delbetalinger og uidentificerede beløb.
- Afstemme kundekonti og følge op på åbne poster.
- Dokumentere korrektioner og vurderinger af tab.
En kreditnota og en betaling har forskellige betydninger, selv om begge kan reducere kundens saldo. Registreringerne bør bevare denne forskel.
Debitorliste og kontoudtog
En debitorliste giver overblik over kunder og udeståender. Et kontoudtog viser de konkrete bevægelser på en kundekonto. En aldersfordeling kan vise, hvor længe posterne har været forfaldne.
Samlede saldi er ikke altid tilstrækkelige. En kunde kan både have gamle ubetalte fakturaer, nye endnu ikke forfaldne fakturaer og en betaling, som endnu ikke er fordelt.
Før en sag sendes til inkasso
Afstem kravet, så betalte eller krediterede beløb ikke indgår. Saml dokumentation for aftalen, leverancen og eventuelle indsigelser. Et korrekt debitorbogholderi mindsker risikoen for at sende et forkert krav videre.
Modtages en betaling direkte hos virksomheden, efter sagen er overdraget, skal inkassofirmaet orienteres og saldoen opdateres begge steder.
Forskel på bogholderi og debitorstyring
Debitorbogholderiet fokuserer på registrering og afstemning. Debitorstyring omfatter også kreditvilkår, kundedialog, rykkerforløb og beslutninger om videre inddrivelse.
Ved usikre tilgodehavender skal en eventuel afskrivning vurderes særskilt. En intern regnskabspost betyder ikke automatisk, at kundens gæld bortfalder.