Et kontoudtog viser posteringer og saldo på en konto i en bestemt periode. Det kan være et bankkontoudtog eller et kundekontoudtog fra virksomhedens debitorbogholderi. I en inkassosag bruges kundekontoudtoget ofte til at forklare, hvordan det aktuelle tilgodehavende er opstået.
Hvad viser et kundekontoudtog?
Et overskueligt kontoudtog viser typisk primo saldo, fakturaer, kreditnotaer, betalinger og ultimo saldo. Datoer og bilagsnumre gør det muligt at følge hver bevægelse. Det bør også være klart, hvilken kunde og hvilken periode udtoget vedrører.
En saldo på 8.000 kr. kan eksempelvis bestå af fakturaer på samlet 12.000 kr., en kreditnota på 1.000 kr. og betalinger på 3.000 kr. Eksemplet forudsætter en primo saldo på nul og ingen øvrige posteringer.
Saldo er ikke nødvendigvis forfalden gæld
Et kontoudtog kan indeholde fakturaer, hvis betalingsfrist endnu ikke er overskredet. Det kan også indeholde beløb, som er bestridt eller allerede betalt uden at være udlignet korrekt. Den samlede saldo bør derfor ikke automatisk sendes til inkasso.
Afstem før opkrævning
- Match indbetalinger med faktura eller betalingsreference.
- Kontroller uplacerede beløb og dobbeltposteringer.
- Medtag alle relevante krediteringer.
- Adskil forfaldne poster fra øvrige tilgodehavender.
Kontoudtoget erstatter ikke bilagene
En intern opgørelse viser, hvad der er bogført, men dokumenterer ikke alene, at kravet er juridisk berettiget. Ved uenighed kan der være behov for aftalen, de enkelte fakturaer, leveringsbeviser og korrespondance. En fremsendt saldoopgørelse er heller ikke automatisk en gældserkendelse fra kunden.
Læs også om dokumentation og find flere emner i inkassoordbogen.