En faktura er en opkrævning, der beskriver et salg af varer eller ydelser og det beløb, kunden skal betale. Den fungerer samtidig som regnskabsbilag. En faktura er vigtig dokumentation, men dens udstedelse beviser ikke alene, at kunden har indgået den påståede aftale.
Hvad skal en faktura indeholde?
For en fuld faktura ved momspligtige leverancer omfatter kravene blandt andet fakturanummer, fakturadato, oplysninger om sælger og køber, beskrivelse af leverancen, relevante prisoplysninger og moms. Leveringsdatoen skal også fremgå, hvis den afviger fra fakturadatoen. Der findes særregler, blandt andet for forenklede fakturaer og visse typer leverancer.
Ud over de lovpligtige oplysninger er klare betalingsoplysninger, en reference og en tydelig forfaldsdato praktisk vigtige. De hjælper kunden med at betale og virksomheden med at placere indbetalingen korrekt.
Betalingsfristen skal hænge sammen med aftalen
En ensidig angivelse på fakturaen ændrer ikke uden videre allerede aftalte vilkår. Kontroller derfor ordrebekræftelse og betalingsbetingelser. Reglerne om, hvornår morarente kan kræves, skal vurderes særskilt; der gælder ikke én universel frist for alle fakturaer.
Hvis kunden ikke betaler
Kontroller først, om fakturaen er sendt til den rigtige modtager, om der er kommet betaling, og om kunden har gjort indsigelse. Gem aftale, leveringsdokumentation og korrespondance sammen med fakturaen. Et korrekt inkassovarsel er relevant, før sagen går videre til inkasso.
Ret fejl med et tydeligt spor
Hvis en udstedt faktura skal reduceres eller ophæves, kan der være behov for en kreditnota. En ny faktura må ikke føre til, at både den gamle og den nye version opkræves som to forskellige krav.
Se Skattestyrelsens fakturavejledning og flere forklaringer i inkassoordbogen.