Debitorstyring er virksomhedens samlede arbejde med kundetilgodehavender fra aftale og fakturering til betaling eller anden afslutning. Formålet er at begrænse betalingsforsinkelser og tab uden at miste overblikket over kundernes aftaler og eventuelle indsigelser.
Start før fakturaen sendes
Kontrollér den rette aftalepart, aftal pris og betalingsfrist, og gem grundlaget for leverancen. Ved kreditgivning kan en relevant kreditvurdering hjælpe med at vælge vilkår og kreditgrænse.
Fakturér rettidigt og med oplysninger, som kunden kan genkende. Fejl i kundedata, reference eller leverancebeskrivelse kan skabe unødige forsinkelser.
En praktisk opfølgningsproces
- Afstem: Kontrollér indbetalinger, kreditnotaer og åbne poster.
- Prioritér: Se på forfald, beløb, tidligere aftaler og eventuelle frister.
- Kontakt kunden: Send en præcis betalingspåmindelse og afklar årsagen.
- Vurdér svaret: Behandl indsigelser eller aftal et realistisk betalingsforløb.
- Følg op: Kontrollér aftalte betalinger og tag stilling til næste lovlige skridt.
En debitorliste kan støtte processen, men automatiske rykkere bør stoppes, når en sag kræver konkret behandling.
Hvornår er inkasso relevant?
Hvis et forfaldent krav ikke bliver betalt, kan inkasso være relevant. Kontrollér dokumentationen og kravene til inkassovarsel, før sagen fortsættes.
Ved en kendt tvist skal virksomheden vurdere indsigelsen og den korrekte retlige fremgangsmåde. Inkasso er ikke en genvej uden om en uenighed om, hvorvidt kravet består.
Mål på mere end antallet af rykkere
Følg udviklingen i forfaldne beløb, overholdte betalingsaftaler, behandlingstid for indsigelser og registrerede tab. Hold samtidig øje med forældelsesfrister.
Debitorbogholderiet leverer tallene; debitorstyringen bruger dem til konkrete beslutninger. Målet er en korrekt og konsekvent proces, ikke flest mulige henvendelser.