En debitorliste er en oversigt over kundernes tilgodehavender i virksomhedens bogholderi. Den kan vise samlet saldo pr. kunde eller de enkelte åbne fakturaer. Formålet er at give et overblik over, hvem der skylder hvad, og hvilke poster der kræver opfølgning.
Hvilke oplysninger gør listen brugbar?
- Kundenavn og entydig kundereference.
- Fakturanummer, fakturadato og forfaldsdato.
- Oprindeligt beløb og åben rest.
- Registrerede betalinger og kreditnotaer.
- Status for indsigelser, betalingsaftaler og opfølgning.
Listen bør være dateret, så det er klart, hvilke posteringer der er medtaget. En udskrift fra sidste måned er ikke nødvendigvis et retvisende grundlag for dagens rykkere.
Aldersfordelte saldi
En aldersfordeling grupperer typisk poster efter, hvor længe de har været forfaldne. Det kan eksempelvis være ikke-forfaldne poster samt intervaller på 1–30, 31–60 og over 60 dage. Intervallerne er et styringsværktøj, ikke juridiske frister for inkasso.
Kontroller, om systemet tæller fra fakturadato eller forfaldsdato. Ellers kan en faktura med lang aftalt kredit fejlagtigt se ud som en gammel restance.
Afstem før der rykkes
Uplacerede indbetalinger, dobbeltposteringer eller en manglende kreditnota kan gøre listen misvisende. Afstem derfor kundekontiene og undersøg indsigelser, før poster sendes videre. Et kontoudtog kan hjælpe med at forklare saldoen over for kunden.
Fra liste til handling
Prioritér opfølgning efter blandt andet beløb, alder, aftaler og konkret risiko. Notér næste skridt og ansvarlig medarbejder, så flere personer ikke sender modstridende beskeder. En betalingsaftale skal følges, mens et bestridt krav først skal afklares.
Debitorlisten er en del af debitorstyringen og kan støtte et realistisk likviditetsbudget. Se også debitorbogholderi og inkassoordbogen.