En betalingspåmindelse er en henvendelse, som minder kunden om en ubetalt faktura. Den kan bruges til at afklare en forglemmelse eller misforståelse, før sagen kræver yderligere opfølgning.
En enkel, venlig og præcis påmindelse gør det lettere for kunden at identificere kravet og reagere. Den bør bygge på en opdateret oversigt over betalinger og eventuelle kreditnotaer.
Hvad bør påmindelsen indeholde?
- Fakturanummer og den oprindelige forfaldsdato.
- Det udestående beløb med en forståelig opgørelse.
- Betalingsoplysninger og den reference, kunden skal bruge.
- En tydelig besked om den ønskede opfølgning.
- Kontaktoplysninger til spørgsmål, indsigelser eller dokumentation for betaling.
Undgå at sende en ny opkrævning på hele fakturabeløbet, hvis kunden allerede har betalt en del. Afstem restgælden først.
Må der lægges gebyr på?
En påmindelse kan sendes uden gebyr. Hvis der opkræves rykkergebyr, skal rentelovens betingelser være opfyldt. Gebyret er højst 100 kr. pr. rykkerskrivelse, og der kan højst kræves gebyr for tre skrivelser om samme ydelse. Gebyrbelagte rykkere skal sendes med mindst 10 dages mellemrum og med rimelig grund.
Der er ikke et generelt krav om at sende tre rykkere før inkasso. Gentagne eller stadig hyppigere henvendelser er heller ikke en erstatning for en saglig vurdering af forløbet.
Påmindelse, inkassovarsel og betalingspåkrav
Et inkassovarsel skal opfylde særlige krav til oplysninger og betalingsfrist. En påmindelse kan kun fungere som varsel, hvis den opfylder disse krav.
Et betalingspåkrav er derimod en retslig fremgangsmåde i fogedretten. De tre betegnelser dækker derfor ikke det samme.
Når kunden svarer
Undersøg en indsigelse, kontrollér en betalingskvittering, eller aftal et realistisk betalingsforløb. Gem korrespondancen, og opdatér opfølgningen. Se også vores rykkereksempel.
Retsgrundlag: Rentelovens § 9 b.